Como fazer backup seguro de dados fiscais de clientes?
Combine backup local para restaurar rápido com uma cópia em nuvem fora do escritório, pela regra 3-2-1, com retenção pelo prazo de guarda fiscal e teste de restauração com data marcada. Inclua no backup os certificados digitais A1, que são arquivo e param a transmissão quando se perdem.
Por que backup de escritório contábil é diferente
Não é só proteger arquivo, é proteger a operação de vários clientes ao mesmo tempo. Sistema fiscal, folha de pagamento, XML de notas, planilhas de conciliação e certificados digitais precisam de rotina própria, separada do backup genérico de computador.
Retenção pelo prazo fiscal
O Código Tributário Nacional manda guardar livros e comprovantes até a prescrição dos créditos tributários (art. 195), e o prazo de cinco anos conta, em regra, do primeiro dia do exercício seguinte (art. 173): na prática, mais de cinco anos a partir do documento. A política de backup tem de cobrir esse período, com cópias organizadas por competência e por cliente, não só o último snapshot do sistema.
Backup local e nuvem, com teste de verdade
O backup local recupera rápido quando um computador falha. O de nuvem protege contra incêndio, furto e ransomware que atinge a rede inteira, e uma cópia imutável impede que o ataque apague o backup junto. Nenhum dos dois vale sem teste periódico de restauração: descobrir que o backup falhou no dia em que ele é necessário é o pior cenário possível.
Fontes
Próximos passos úteis
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