Por que os e-mails da minha empresa caem no spam?
Quase sempre porque o domínio não prova que o e-mail é dele. Sem SPF, DKIM e DMARC publicados no DNS, o Gmail e o Outlook não conseguem separar a mensagem legítima da falsificada, e a mesma falha deixa qualquer um mandar golpe em nome da empresa.
O que são SPF, DKIM e DMARC
O SPF lista os servidores autorizados a enviar pelo domínio. O DKIM assina cada mensagem com uma chave publicada no DNS, e quem recebe confere a assinatura. O DMARC diz ao provedor de destino o que fazer quando as checagens falham: entregar mesmo assim (none), mandar para o spam (quarantine) ou recusar (reject), e devolve relatórios de quem está enviando em nome do domínio.
O que o Gmail e o Outlook exigem
O Google pede de todo remetente SPF ou DKIM e taxa de spam abaixo de 0,3%, e de quem envia mais de 5 mil mensagens por dia para contas do Gmail, SPF e DKIM juntos, mais o DMARC. A Microsoft passou a exigir SPF, DKIM e DMARC dos domínios que mandam mais de 5 mil e-mails por dia para o Outlook.com, e desde 5 de maio de 2025 manda para o lixo eletrônico o que não cumpre. Uma empresa pequena fica abaixo desses volumes, mas sem os registros a mensagem dela pode ir para o spam ou ser recusada do mesmo jeito.
O golpe em nome do sócio é o mesmo problema
Sem DMARC em quarantine ou reject, qualquer servidor consegue enviar uma mensagem com o endereço do sócio no campo De. É o caminho do boleto falso e do pedido de Pix urgente. Com a política aplicada, o provedor do destinatário descarta a falsificação antes de ela chegar. Domínio parecido, com uma letra trocada, o DMARC não barra, e por isso a equipe ainda precisa saber conferir o remetente.
Como conferir e corrigir
No Microsoft 365, o DKIM usa dois registros CNAME por domínio, que o próprio portal do Defender mostra, e o SPF precisa incluir o Microsoft 365 e todo sistema que envia em nome da empresa, como o emissor de nota fiscal e a ferramenta de e-mail marketing. O caminho seguro é publicar o DMARC em none, ler os relatórios por algumas semanas para achar quem envia sem autorização e só então subir para quarantine. Subir direto para reject bloqueia o e-mail legítimo do sistema que ficou fora do SPF.
Fontes
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