O que fazer com o e-mail, os arquivos e os acessos quando um funcionário sai da empresa?
No mesmo dia, bloquear o login e encerrar as sessões abertas. Depois, com prazo: converter o e-mail em caixa compartilhada, que até 50 GB dispensa licença, passar os arquivos do OneDrive para o gestor antes de tirar a licença e trocar toda senha que a pessoa conhecia. A conta fica, bloqueada: é ela que sustenta a caixa compartilhada.
No dia da saída
Bloquear a entrada na conta, redefinir a senha e encerrar as sessões ativas, porque o celular e o notebook continuam conectados mesmo depois da troca de senha. Se o aparelho é da empresa e o plano é o Business Premium, o Intune apaga os dados dele à distância; se é pessoal, dá para remover só os dados da empresa.
O e-mail continua recebendo
Clientes e fornecedores seguem escrevendo para o endereço. Convertido em caixa compartilhada, ele continua recebendo e pode ser lido por quem assumiu a função. A conversão é feita com a licença ainda ativa; depois dela, a licença sai, e a caixa segue sem custo até 50 GB. A conta não é excluída: a Microsoft avisa que a caixa compartilhada depende dela.
Os arquivos têm prazo
Sem licença, o OneDrive da pessoa vai para um arquivo pago no 93º dia, e trazer de volta custa. Se a conta for excluída, o prazo padrão cai para 30 dias, e depois disso, sem backup próprio, os arquivos somem. Por isso eles vão para o gestor ou para uma pasta da equipe no SharePoint antes de a licença sair.
O que fica fora do Microsoft 365
Senha de Wi-Fi, do banco, do sistema fiscal, de redes sociais e de qualquer serviço compartilhado precisa ser trocada, e o computador, devolvido. É também a hora de revisar quem mais tinha acesso a quê: a saída de um funcionário é quando aparecem as contas que ninguém lembrava que existiam.
Fontes
Próximos passos úteis
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