Como migrar o e-mail da minha empresa para o Microsoft 365 sem perder mensagens?
Copiando as caixas antes de trocar o endereço de entrega. As contas são criadas no Microsoft 365, o histórico é copiado pela ferramenta de migração da Microsoft enquanto o e-mail antigo segue funcionando, e só no fim o registro MX do domínio passa a apontar para o Microsoft 365. Uma sincronização final traz o que chegou no meio do caminho.
De onde vem o e-mail muda o método
A Microsoft tem um caminho para cada origem: migração do Google Workspace para quem usa o Gmail da empresa, migração por IMAP para hospedagens e outros servidores, e as migrações próprias do Exchange para quem tem servidor Exchange. Pelo IMAP vêm as mensagens; contatos e agenda são exportados à parte. Arquivos PST antigos entram pelo serviço de importação.
A ordem que evita perder mensagem
Primeiro, baixar o TTL dos registros do domínio, para a troca valer rápido. Depois, criar as contas e copiar o histórico com o e-mail antigo ainda recebendo. No dia da troca, apontar o MX para o Microsoft 365, ajustar o SPF e o Autodiscover e rodar uma sincronização final. O e-mail antigo fica ativo por alguns dias como rede de segurança, até ninguém mais receber nada nele.
O que costuma dar errado
Celular configurado à mão que continua no servidor antigo, assinatura e regras de caixa que não vêm na cópia, endereço genérico como contato@ virando conta paga quando poderia ser caixa compartilhada, que até 50 GB não precisa de licença, e sistema que envia e-mail pelo domínio, como o emissor de nota fiscal, esquecido no SPF. É nessa última que o e-mail da empresa começa a cair no spam depois da migração.
Prazo e preço
A cópia roda em segundo plano, então o tempo depende mais do volume de mensagens que do número de pessoas, e com o TTL baixo a troca do MX passa a valer em poucas horas. Na Oliveira Solutions, a implantação do Microsoft 365 com a migração sai a R$ 200 por caixa, com mínimo de R$ 1.600; migração de grande volume é orçada à parte.
Fontes
Próximos passos úteis
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